Evaluar mi proceso

Solución / 01

Reducir trabajo manual

Lee, valida y mueve documentos sin revisarlos uno por uno.

Extraemos los datos de facturas, contratos, expedientes o formularios, los validamos con tus reglas y enviamos a revisión humana solo los casos que no cumplen. El dato validado llega al sistema de destino con registro de origen.

Evaluar mi proceso Ver cómo trabajamos
Recorrido de un documento
  1. DocumentoFactura, contrato o expediente; se registra su origen.
  2. ExtracciónCampos al formato acordado.
  3. ReglaSe contrasta con la orden, el padrón o el contrato.
  4. ExcepciónSolo lo que no cumple pasa a una persona.
  5. Revisión y registroLo validado llega al sistema con su trazabilidad.

Diseño típico de la solución; el círculo negro marca dónde decide una persona.

Qué cambia

Del trabajo de hoy al sistema

Reconoces esta situación si…

  • Personas leen el mismo tipo de documento todos los días y copian campos a otro sistema.
  • Las diferencias entre documentos se detectan tarde, cuando el proceso ya avanzó.
  • Nadie puede decir con precisión cuántos documentos entran ni cuánto tarda cada uno.
  • Las excepciones dependen de la memoria de una o dos personas.

HoyLectura completa de cada documento

Con el sistemaRevisión humana solo de los casos que no pasan una regla o tienen un campo dudoso

HoyDatos copiados a mano al ERP o a una planilla

Con el sistemaDatos extraídos, validados y enviados al sistema de destino

HoyFaltantes detectados al final del proceso

Con el sistemaFaltantes y diferencias señalados al recibir el documento

HoySin registro de quién revisó qué

Con el sistemaCada resultado enlazado a su documento original y a quien lo aprobó

Cómo funciona

Cómo funciona, paso a paso

  1. Recibir

    Los documentos llegan por archivo, correo o formulario. Se registran su origen y su versión.

  2. Extraer y clasificar

    Se leen con OCR, lectura estructurada de PDF o modelos de IA, según el tipo de documento.

  3. Validar

    Cada campo se contrasta con tus reglas. Lo que no cumple, o se leyó con dudas, va a revisión humana.

  4. Entregar y registrar

    El dato validado llega al sistema de destino y dispara el siguiente paso. Queda enlazado al documento original.

Ejemplo ilustrativo

Así recorre el sistema una factura de proveedor

  1. 01 Sistema

    Entrada

    Llega la factura por correo. Se registra su origen y su versión.

  2. 02 Reglas + modelo de IA

    Lectura y reglas

    Se extraen RUC, montos y fechas, y se contrastan con la orden de compra.

  3. 03 Persona

    Excepción

    El monto no coincide con la orden: el caso pasa a una persona con el motivo a la vista.

  4. 04 Sistema

    Acción

    Lo validado se registra en el ERP y dispara la aprobación de pago.

  5. 05 Registro

    Registro y medida

    Cada paso queda trazado. El tiempo por factura se compara con la línea base.

Ejemplo ilustrativo. Describe el diseño típico de esta solución; no es un caso de cliente.

Encaje

Cuándo encaja y cuándo no

Encaja si…

  • Recibes documentos con estructura repetible: facturas, órdenes, contratos, expedientes, formularios o propuestas.
  • Existen reglas que hoy alguien aplica a mano: montos, fechas, firmas, campos obligatorios o coincidencia con otro documento.
  • El dato tiene un destino conocido: un ERP, un CRM, una base de datos, una planilla o un flujo de aprobación.

No conviene si…

  • Cada documento es distinto y su revisión exige criterio experto diferente cada vez. Primero conviene ordenar el proceso.
    Evaluar el proceso
  • El volumen es bajo. Con pocos documentos al mes, construir el sistema puede costar más que revisarlos.
    Comprobar si conviene

Alcance

Qué entrega AMDATA y qué necesitas aportar

AMDATA entrega

  • Esquema de extracción: qué campos, de qué documentos y en qué formato.
  • Reglas de validación escritas y probadas con tus documentos.
  • Flujo de revisión de excepciones, con responsable.
  • Integración con el sistema de destino.
  • Registro de cada resultado con enlace al documento original.
  • Documentación, repositorio y accesos a nombre de tu empresa.

Tu organización aporta

  • Documentos reales del proceso, incluidos los mal escaneados o incompletos.
  • Las reglas de negocio escritas, o una persona que pueda explicarlas.
  • El sistema de destino del dato y acceso para integrarlo.
  • Quién resuelve las excepciones.

Precio. La implementación se cotiza por alcance después de una evaluación. El diagnóstico de un proceso tiene precio publicado. Ver condiciones

Medición

Cómo se mide el resultado

Se mide la línea base antes de construir y después se compara con la misma regla.

Exactitud por campo
Comparada con una muestra revisada por tu equipo.
Tiempo por documento
Antes y después, con el mismo criterio de inicio y fin.
Documentos que pasan a revisión
Cuántos necesitan una persona y por qué motivo.
Retrabajo
Correcciones posteriores al envío al sistema de destino.

Evidencia y límites

Qué podemos demostrar hoy y qué límites tiene

Servicio disponible · sin caso publicado

Aún no publicamos casos de clientes de procesamiento documental. La exactitud se mide sobre tus propios documentos durante la evaluación o la prueba de valor, antes de comprometer la implementación completa.

Ver cómo medimos

Dónde se ejecuta

Nube, infraestructura de tu organización o un equipo local, según la sensibilidad de los documentos, el volumen y el resultado de la prueba.

Limitaciones

  • No damos por válida una extracción sin probarla con tus documentos reales.
  • Un documento ilegible se marca para revisión: el sistema no completa un campo con un valor supuesto.
  • La exactitud depende de la calidad de los documentos y de que las reglas estén definidas.
  • Hoy lo construido por AMDATA opera en nube. El procesamiento en infraestructura propia se evalúa caso por caso.

Alternativas

Si esto no es exactamente lo que necesitas

Procesos, datos y sistemas Si los datos ya están en sistemas y no en documentos, conectar las fuentes puede bastar. Ver Procesos, datos y sistemas Agentes con supervisión Si después del documento hay pasos entre varios sistemas, un agente puede prepararlos y pedir aprobación. Ver Agentes con supervisión Dónde ejecutar la IA Si los documentos no pueden salir de tu organización, primero se decide dónde procesarlos. Ver Dónde ejecutar la IA

Detalle técnico y preguntas

Detalle técnico

Para equipos de TI y seguridad que necesitan verificar cómo se construye.

Componentes técnicos posibles

OCR para escaneos y fotografías; lectura estructurada para PDF nativos; modelos multimodales para documentos complejos.

Extracción a un esquema definido (por ejemplo, JSON) con validación de tipo y formato por campo.

Reglas deterministas para montos, fechas, campos obligatorios y cruces entre documentos.

Búsqueda en documentos con IA (RAG) solo cuando hay que consultar conocimiento, no para extraer campos.

Cómo se controla la calidad

Umbrales por campo: por debajo del umbral, el campo va a revisión.

Muestreo periódico de documentos aprobados automáticamente.

Versionado de reglas y de modelos, con reversión a la versión anterior.

Nombre en el catálogo técnico

Document & Process Intelligence. Puede reutilizar el motor documental común de AMDATA en proyectos con necesidades parecidas.

Preguntas frecuentes

Las dudas que suelen aparecer antes de decidir.

¿Funciona con documentos escaneados o fotografiados?

Sí, con OCR. La exactitud baja cuando la imagen es de mala calidad, y esos casos se marcan para revisión. Por eso se prueba con tus documentos reales antes de comprometer un resultado.

¿Qué pasa con un dato que el sistema no puede leer?

Se marca como excepción y pasa a revisión humana. El sistema no completa un campo con un valor supuesto.

¿Tengo que cambiar de ERP o de sistema?

No. El dato se envía al sistema que ya usas, mediante su API, una importación o el mecanismo que ese sistema permita.

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En 5 días hábiles medimos el proceso, definimos su línea base y te decimos qué conviene construir, qué no y en qué orden.

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